Transportbranchen får bedre vejledning til udbetaling af skattefri rejsegodtgørelse

19.02.2019

Skattestyrelsen har udarbejdet en vejledning rettet mod transportbranchen og samtidig udarbejdet hjælpeværktøjer til transportvirksomhederne til kontrol af betingelserne for udbetaling af skattefri rejsegodtgørelse.

Når transportvirksomhederne udbetaler skattefri rejsegodtgørelse til chaufførerne, er der en række krav til rejsen, som skal være opfyldt og dokumenteret. Man er som arbejdsgiver forpligtet til at kontrollere, om en medarbejder eller en chauffør er berettiget til at modtage skattefri rejsegodtgørelse.

Der har gennem de sidste par år været et tæt samarbejde med Skattestyrelsen, hvor vi ved flere lejligheder har efterspurgt en branchespecifik vejledning. Derfor er vi rigtig glade for, at Skattestyrelsen nu har udarbejdet en vejledning rettet mod transportbranchen og samtidig har udarbejdet hjælpeværktøjer til transportvirksomhederne.

Baggrunden er, at fejl og mangler i både beregningen af rejsegodtgørelsen og dokumentationen for rejser kan betyde, at rejsegodtgørelsen skal medregnes til chaufførens skattepligtige indkomst. Samtidig kommer arbejdsgiver til at hæfte for den manglende indeholdelse af A-skat og AM-bidrag. Selv om kravene til at være på rejse faktisk er opfyldt, og beløbet dermed kunne have været udbetalt skattefrit, bliver godtgørelsen skattepligtig for chaufføren, hvis arbejdsgiver ikke dokumenterer sin kontrol med de rigtige oplysninger. SKAT har mulighed for at kontrollere chaufførens skattefrie udbetalinger fem år tilbage i tid. Dette gælder også, selvom chaufføren ikke længere er ansat i virksomheden.

Skattestyrelsens hjælpeværktøjer består blandt andet af et ”Rejseskema”, som arbejdsgiver kan udfylde, så det sikres, at alle de rigtige oplysninger er med. Rejseskemaet kan samtidig benyttes som skriftlig dokumentation for, at der er foretaget den nødvendige arbejdsgiverkontrol. Derudover har Skattestyrelsen også udarbejdet en tjekliste til arbejdsgiver. Denne kan du finder på dette link.

Du kan finde Skattestyrelsens branchespecifikke vejledning samt hjælpeværktøjer her.

Arbejdsgiveres ansvar:

Arbejdsgivere skal ifølge bekendtgørelse nr. 173 af 13. marts 2000 om rejse- og befordringsgodtgørelse føre kontrol med, at:

1. Rejsen varer mindst 24 timer
2. Rejsen er midlertidig. Lønmodtagere med mobile arbejdssteder, for eksempel lastbilchauffører, har som udgangspunkt et midlertidigt arbejdssted i deres vogn
3. Chaufføren kan ikke overnatte på sin sædvanlige bopæl. Det kan enten være på grund af afstanden mellem den sædvanlige bopæl og det midlertidige arbejdssted, eller fordi den ansatte er beordret til at føre tilsyn og derfor ikke kan forlade det midlertidige arbejdssted
4. Rejsen har et erhvervsmæssigt formål – fra start til slut. For eksempel at levere en vare.

Der skal i forlængelse heraf foreligge skriftlig dokumentation af arbejdsgiverkontrollen i form af et bogføringsbilag, der indeholder oplysning om:

• Modtagerens navn, adresse og CPR-nummer
• Rejsens erhvervsmæssige formål
• Rejsens start- og sluttidspunkter
• Rejsens mål med eventuelle delmål
• De anvendte satser
• Beregning af rejsegodtgørelsen

Det er ikke nok, at arbejdsgiver laver en beregning af den skattefrie rejsegodtgørelse alene ud fra chaufførens kørselsrapporter, da kørselsrapporterne typisk ikke indeholder alle de ovennævnte oplysninger.

Husk derfor som arbejdsgiver:

At kontrollere og sikre, at dine ansattes/chaufførers rejseregistreringer er fyldestgørende og rigtige – og hvis der mangler informationer, skal du sørge for at få dem fra dine ansatte, før der sker udbetaling af godtgørelser.